L’entretien annuel d’évaluation

Rite de passage incontournable, l'entretien annuel d'évaluation est aussi un moment redouté. Cette occasion pour le manager comme pour son collaborateur de faire le point sur l'année écoulée et préparer celle à venir peut, certes avoir un côté très formel, mais c'est surtout un temps d'échange privilégié pour les deux parties qu'il convient de préparer avec soin pour ne pas en perdre de sa superbe. Managers et employés, découvrez ci-après les essentiels pour ne pas passer à côté de ce rendez-vous... Bonne lecture !

Avant de rentrer dans le vif du sujet, il nous semblait important d'apporter une petite précision juridique. L'entretien d'évaluation annuel n'est pas un exercice obligatoire ! Cependant, il peut-être inscrit dans les dispositions conventionnelles de votre entreprise, auquel cas votre employeur devra s'y conformer. 

Dernier point : si en tant qu’employeur vous êtes tenu par le Code du travail d’organiser un entretien professionnel tous les deux ans avec chacun de vos salariés, l’entretien annuel d’évaluation n’est quant à lui pas obligatoire. Quelles différences ? Si l’entretien professionnel a pour but de faire les points sur les perspectives et volontés d’évolution du collaborateur, l’entretien d’évaluation a pour objectif d’évaluer ses performances.

Ceci étant dit, intéressons-nous à la préparation côté employés : 

Elle était longue cette année, non ? Mais avant de prendre un break bien mérité (jingle bells !), cap sur l'entretien annuel ! Ce mot vous fait frissonner ? Et si je vous disais que vous pouvez l'aborder d'une toute autre manière ? Ce n'est pas un examen ! L'entretien annuel vise à passer en revue l'année écoulée, faire le point sur les objectifs atteints ou non, certes, mais c'est surtout l'occasion d'une discussion ouverte et personnalisée avec votre manager. Et pour que ce moment soit fructueux, rien de tel qu'une bonne préparation ! 

Préparez votre entretien en amont (préparez le toute l'année en fait) :

L'entretien annuel démarre souvent par une rétrospective de l'année écoulée. Pour ne pas laisser votre manager parler à votre place, préparez-vous ! Cela peut paraître évident, mais ne prenez pas ce conseil à la légère. Si vous avez déjà passé un entretien dans cette entreprise, reprenez le compte-rendu de l'année passée. Puis, passez en revue l'année, pointez avec précision vos réalisations. L’idée ici est d'apporter des données tangibles, avec des chiffres et des résultats concrets.  Ne faîtes pas l'impasse sur les difficultés que vous avez pu rencontrer : cela prouve que vous êtes capable d'avoir du recul, de vous remettre en question... Ne cherchez pas de fausses excuses mais analysez les points qui pourraient être améliorés. Pour être certaine•e de ne rien manquer, notez au fur et à mesure de l'année ! Cela vous fera gagner du temps lors de la préparation et vous assurera de ne rien manquer. Cela démontre également votre implication dans votre poste.

Préparez aussi un feedback à votre manager :

Ne l'oubliez pas, l'entretien annuel est avant tout un temps d’échange. C’est l’opportunité de développer une relation de confiance avec votre manager. Dans cette optique, soyez prêt•e à faire aussi vos retours à votre manager : que pensez-vous de sa façon de fonctionner ? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ? Comment mieux collaborer ensemble ? L'idée n'est pas de lui dresser une liste de reproches mais d'identifier ensemble comment faire une meilleure équipe pour l'année à venir et ainsi améliorer les résultats de chacun. Soyez précis, n'hésitez pas à avoir recours à des exemples.

Évolution de poste, promotion, formation... Soyez au clair sur vos aspirations professionnelles :

L'une des phases de l'entretien consiste à fixer les objectifs pour l'année à venir. Vous souhaitez monter en compétence sur un sujet particulier ? Demandez une formation ! Vous aspirez à devenir manager ? Faîtes le savoir ! Vos résultats sont au-delà des attentes ? Visez la prime ! Soyez précis et sûr•e de vous pour ne pas vous perdre dans la discussion. C'est le moment de mettre en avant vos compétences ! 

Soyez prêt•e à dealer avec des désaccords 

Votre manager pourrait ne pas avoir la même vision que vous sur un ou plusieurs points de votre bilan annuel. Si malgré la discussion vous ne parvenez pas à trouver un terrain d'entente, n'hésitez pas à proposer une réunion ultérieure. L'idée étant de pouvoir prendre du recul (des deux côtés) et vous concentrer sur une solution à trouver de façon plus sereine. Reculer pour mieux sauter 🙂 

Négociez une augmentation

Vous savez - Il/elle le sait - Nous savons... L'entretien annuel d'évaluation est aussi le moment de demander une augmentation (méritée). Là encore, vos arguments doivent appuyer vos réalisations de l'année écoulée. Besoin d'une aide supplémentaire ? N'hésitez pas non plus à vous référer aux enquêtes de rémunération de votre secteur (Robert Half par exemple) pour confronter votre rémunération à ce qui se pratique sur le marché. Si votre entreprise n'est pas en mesure de vous proposer d'augmentation de salaire, elle pourra certainement vous proposer d'autres avantages sociaux : jours de congés, flexibilité, prime etc. Soyez prêt•e à cette éventualité en regardant aux préalables les avantages qui vous permettraient de trouver un accord.

Le jour J : adoptez un état d'esprit positif !

Prenez l'exercice comme une opportunité de remettre à plat l'année passée et débuter la nouvelle avec sérénité ! Grâce à une préparation sérieuse, vous arriverez déjà confiant•e et plus sûr•e de vous... Maintenant, place à la positive attitude 🙂 

• Faîtes passer vos messages tout en restant dans l'écoute (vs la défensive) et laissez aussi parler votre interlocuteur (qui a, on l'espère, lui aussi préparé l'entretien) !
• Soyez vous- même, sans oublier que vous êtes dans un contexte professionnel... Et ce, même si vos relations avec votre manager sortent parfois du cadre strictement pro.
• Rebondissez : vous allez certainement revenir sur des événements / faits qui ont moins bien fonctionné. Prenez les devant : proposez des solutions, des axes d'améliorations... Non seulement vous démontrez votre implication mais aussi votre maturité !

Soignez votre sortie : 

C'est bon... L'entretien touche à sa fin et vous allez enfin pouvoir vous détendre 🙂 Pas avant d'avoir conclu votre échange ! Voici quelques exemples de "sorties" à privilégier : 

• Faîtes un rapide résumé de l'échange qui vient de s'écouler : montrez ainsi ce que vous avez compris et retenu•e
• Appuyez sur une demande particulière afin de savoir quand est-ce que vous pouvez espérer un retour et pourquoi pas prendre directement rendez-vous.
• Revenez sur une action accomplie dont vous avez été particulièrement fière ! Non, ça ne fait pas de vous quelqu'un d'égo-centré mais plutôt d'impliqué !

En résumé (oui, moi aussi je soigne mes sorties) : soyez vous-même  et SURTOUT préparez votre entretien afin de vous y rendre de façon plus sereine. Abordez l'exercice comme un moment d'échange privilégié plutôt qu'un examen... Et tout devrait bien se passer. Faîtes vous confiance 🙂

À vous, les managers !

La période des entretiens annuels d'évaluation peut aussi être une véritable source de stress pour les managers : être juste, dire les choses, accorder du temps... Don't panic ! Avant d'entrer dans le vif du sujet, notez les quelques obligations qu'il vous conviendra de respecter en amont de votre campagne d'entretiens annuels : 

• Informer le CSE de ces entretiens ainsi que de leurs modalités ;
• Informer vos salariés de cette initiative et des conditions, de manière individuelle ou par affichage ;
• Collecte des données personnelles : ok uniquement si le dispositif d'évaluation a été porté à la connaissance des salariés. Si elles sont enregistrées dans un fichier informatique, elles font l'objet d'une protection dans le cadre du règlement général de protection des données (RGPD).

Enfin, et bien que cela ne soit pas une obligation légale, organiser vos entretiens annuels après avoir effectué le vôtre, est une excellente idée… Vos objectifs étant (la plupart du temps) connectés.

Ceci étant dit, nous allons vous donner quelques tips pour que vous puissiez aborder vos rendez-vous en étant préparé ! A la clé : des collaborateurs mieux éclairés et surtout motivés 🙂 

Choisissez avec attention la date, l'heure et le lieu de l'entretien : 

Objectif : installer un climat de confiance pour permettre le dialogue. Sélectionner bien en amont la date et l'heure de votre rendez-vous et validez là avec votre collaborateur. Essayez d'être raisonnable en laissant suffisamment de temps à votre collaborateur (et à vous-même) de le préparer. Choisissez un lieu neutre, à l'abri des oreilles indiscrètes, où il n'y a pas de passage ! Enfin, mettez de côté votre téléphone, fermez toutes les autres fenêtres de votre ordinateur (ou mieux, prenez des notes écrites !)... Bref, montrez que vous êtes à 100 % disponible !

Soyez prêt•e ! 

C’est avant tout l’occasion d'échanger ouvertement avec votre collaborateur : qu'a-t-il appris ? Sur quoi aimerait-il monter en compétence ? Comment se sent-il dans l'équipe ? Dans l'entreprise ? Chacun doit pouvoir s'exprimer, rebondir, proposer, expliquer... En quelques mots : privilégiez les questions ouvertes et adoptez une écoute active ! Préparez donc en amont les points qui guideront votre échange. Parfois, vous n'aurez pas besoin de les aborder car l'échange s'en chargera. Vous pourrez les cocher au fur et à mesure que vous avancez et ainsi ne pas perdre le fil : 

• Reportez les points forts / axes d'améliorations : pensez hard et soft skills. Pointez aussi ici les forces sur lesquelles il doit encore s'améliorer et les solutions que vous pouvez lui proposer pour y parvenir.
• Replongez-vous dans le bilan N-1 et les objectifs qui avaient été fixés : quels étaient-ils ? Sont-ils remplis ? Quelles ont été les difficultés rencontrées ? Pourquoi (compétences, charge de travail, organisation à revoir etc.) ? 
• Quelles nouvelles compétences ont été acquises : En quoi lui sont-elles bénéfiques ? Aimerait-il en acquérir de nouvelles et lesquelles ? Sur quoi compte-t-il pour développer celles déjà acquises ? Comment pouvez-vous aider (proposez des solutions possibles) ?
• Préparez de nouveaux objectifs et pensez SMART : simples, mesurables, ambitieux, réalistes, temporels. Soyez précis•e et misez sur des objectifs quanti ET quali ! Notez ceux auxquels vous pensez (par rapport aux objectifs fixés par l'entreprise / le service) et demandez ceux qui motivent votre collaborateurs : quelles sont ses priorités ? Quels objectifs souhaitent-ils atteindre (évolution professionnelle) ?
• Anticipez les éventuelles demandes de votre salarié : revalorisation salariale et avantages sociaux notamment (votre entreprise a t'elle le budget ? Que pouvez-vous concrètement mettre en place ? 

Intéressez-vous à votre collaborateur : 

Pendant la rencontre, il est important de fournir des commentaires qui se basent toujours sur des faits concrets et non sur des ressentis. Et n’oubliez surtout pas de laisser la place à votre collaborateur afin qu’il puisse exprimer son point de vue et donner son avis. Pour y parvenir, l'une des clés est de sortir des grilles d'évaluation toutes faites ! Certes, elles sont utiles pour ne pas perdre le fil, mais il convient de les adapter à chaque collaborateur en fonction de son ancienneté, sa séniorité, son parcours etc. Adoptez une écoute active qui vous permettra d'identifier d'éventuels red flag : un problème lié à une charge de travail trop importante, une mauvaise entente au sein des équipes etc. 

Intéressez-vous sincèrement à son développement professionnel : vous pourrez ensuite lui proposer des formations ou un accompagnement. Lui donner des opportunités de se développer lui donnera l'opportunité de mieux se projeter dans l’avenir au sein de la structure. Aussi, interrogez votre collaborateur sur ses conditions de travail. Est-il heureux ? Comment pourriez-vous améliorer sa satisfaction ? Des avantages sociaux sont alors tout à fait envisageable : jours de congés supplémentaires par exemple, mais aussi télétravail, flexibilité horaire etc. Ne les négligez pas 🙂 

Rassurez votre collaborateur : 

L’entretien d'évaluation peut ramener, certains de vos collaborateurs, à de mauvais souvenirs d’école ! Non, il n’est pas convoqué dans le bureau du proviseur, à se demander à quelle sauce il va être mangé. Afin d’éviter cette appréhension, vous pouvez par exemple, lui fournir en amont la trame du déroulé de l’entretien. De cette façon, votre collaborateur saura à quoi s’attendre, pourra s’y préparer au mieux, et l’échange en sera d’autant plus enrichi ! Lors de l’entretien, vous pouvez également inviter votre collaborateur à s’auto-évaluer sur l’année écoulée. L’auto-évaluation va lui permettre de se responsabiliser et lui donner l’opportunité de conscientiser autant ses réalisations que ses difficultés ! Cette auto-évaluation va, également, donner une base concrète à votre échange. 

La question épineuse de l'augmentation de salaire

Comme vous y êtes déjà préparé, vous savez si votre entreprise a le budget pour augmenter votre collaborateur ou non. L’entretien annuel est un moment clé pour un collaborateur pour échanger sur son salaire... Ne soyez pas pris au dépourvu ! Si son bilan répond aux exigences, il est tout à fait approprié de lui offrir une augmentation. 

Et pourquoi ne pas être proactif sur la question ? Soyez surprenant 🙂 Vous pouvez aussi penser aux autres avantages (sociaux) qu'il vous est possible de proposer... Ces points doivent sûrement être vus avec votre Direction des Ressources Humaines et/ou Direction Générale.

Soignez l'after !

Et je ne parle pas d'aller boire un verre (même si c'est une idée). Il convient de réaliser un compte-rendu écrit de l'entretien que vous remettrez à votre collaborateur. Il permet d'écrire noir sur blanc le bilan de l'année passée avec les points positifs et axes d'amélioration mais aussi les décisions prises lors de l'échange et les nouveaux objectifs fixés. L'exercice n'est pas obligatoire mais je le trouve important. Non seulement il permet d'avoir une trace écrite commune mais il démontre aussi à votre collaborateur le sérieux et l'engagement pris à réaliser l'exercice.

Pensez aussi à votre service RH. Les informations recueillies lors de ces entretiens, sont des données exploitables ! En fonction des réponses obtenues, votre service RH va pouvoir faire évoluer les mesures salariales, alimenter le plan de développement des compétences, anticiper les risques psycho-sociaux (RPS)...

Les actions prises le jour J font office de contrat moral pour l'année à venir. Il est donc important d’inclure une revue de ce plan d’actions et de développement dans l’agenda des points individuels. Se voir une fois par an c'est bien, faire des points d'étapes... C'est mieux ! Et surtout plus engageant ! 

S’il n’est pas une obligation légale, l'entretien annuel est un rituel important pour les collaborateurs comme pour les managers. Objectif ? Faire le point sur les objectifs atteints et ceux à prévoir, remettre les choses à plats, trouver des solutions pour mieux accompagner votre collaborateur dans sa réussite professionnelle. Il s'agit donc d'un acte managérial fort qui demande une vraie préparation et du sérieux. Attention ! L'entretien annuel ne doit pas vous dispenser d'échanger tout au long de l'année pour célébrer vos réussites ou pallier des difficultés. Si celui-ci est bien mené, il doit, au contraire, vous encourager à échanger tout au long de l'année ! À vous maintenant de rendre cet exercice le plus fructueux possible et de préparer cet échange avec  précision.

Et surtout n'oubliez pas, si l'entretien annuel marque la fin d'une année, il permet surtout de faire en sorte que celle à venir soit meilleure 🙂